Теория госзакупок детально описана в законодательстве, но как обстоят дела на практике? "МаркетингPRO" обратился к представителям компаний - победителей тендеров со следующими вопросами:

1. Откуда Вы получаете информацию о потребностях государственных структур и предстоящих конкурсах?

2. Планируете ли вы участвовать в конкурсах на получение государственного заказа в 2009 году?

3. Расскажите о специфике работы с государственными структурами в направлении гос. конкурсов/тендеров?

4. Насколько важен маркетинг в конкурсах на получение государственного заказа (мероприятия, ДМ, ценовая конкуренция и т.д.)?

5. Расскажите об опыте (положительном или отрицательном) участия в конкурсе на получение тендера. С какими проблемами вы сталкивались и как их решали?

6. Что нужно для победы в тендере? Что бы вы посоветовали тем, кто собирается принять участие в конкурсе на получение госзаказа?

На эти вопросы ответила и Елена Бейлина, директор по рекламе и PR ГК "Омега-Л".

1. Откуда Вы получаете информацию о потребностях государственных структур и предстоящих конкурсах? Насколько регулярно вы просматриваете подобные источники?

Основным источником для получения информации о государственных закупках является официальный сайт РФ для размещения информации о размещении заказов www.zakupki.gov.ru. Кроме того, есть еще ряд официальных сайтов субъектов федерации, автономных республик, где так же можно найти информацию о государственных заказах. Существует так же ряд коммерческих проектов, таких как www.trade.su, www.alltenders.ru, www.i-tenders.ru, www.magelan.su на которых по соглашению сторон для заказчика будут подбираться необходимые конкурсы. Но в любом случае, основным источником является официальный сайт. В 2008 году он был полностью изменен как внешне, так и функционально, не в лучшую сторону, надо сказать. В итоге сегодня мы имеем инструмент с крайне неудобным поисковым механизмом, системой отслеживания текущих торгов, постоянным «зависанием». Поскольку наша компания является активным игроком на рынке комплектования учебной литературой государственных учреждений, то наши менеджеры отслеживают информацию о появляющихся заказах постоянно. У нас был опыт работы и с коммерческими структурами в этом направлении, но из-за слабой оперативности и эффективности подобных проектов мы отказались от их услуг.

2. Планируете ли вы участвовать в конкурсах на получение государственного заказа в 2009 году?

Да, разумеется, мы планируем участвовать в открытых конкурсах на поставку литературы и в 2009 году. Для этого у нас создан специальный отдел конкурсного комплектования. В 2008 году мы выиграли более 40 аукционов и свыше 100 котировок, поэтому хочется верить, что и в 2009 году у нас будет возможность реализовать все наши планы. Надеюсь, что сокращаемое бюджетное финансирование в меньшей степени отразится на комплектовании библиотек, на которые и раннее выделялись крайне скудные средства.

3. Расскажите о специфике работы с государственными структурами в направлении гос. конкурсов/тендеров?

На рынке комплектования вузовских библиотек, на котором активно работает ГК «Омега-Л» наиболее востребованы две формы конкурсов: котировки (до 500 тыс.руб. 1 раз в квартал) и открытые аукционы (все, что свыше 500 тыс.руб.) , введенные Распоряжением правительства №-609 Р от 15.07.07. Если говорить о цифрах, в среднем, в период с марта по декабрь, когда выделяются средства, обрабатывается более 50 котировок и до 25 конкурсов в месяц. Последнее время у представителей библиотек активизировался интерес к закупкам у наших собственных издательств (по форме работы с единственным поставщиком – обладателем исключительных прав, разрешенный ФЗ 218 от 24.07.2007). Однако этот вид комплектования имеет ряд особенностей и разночтений. До сих пор нет четкого мнения по предельной сумме средств, которую можно потратить на подобные формы закупки, нет единого перечня документов, регламентирующих данную сделку. В законе это не оговаривается, судебных прецедентов пока нет, поэтому каждый понимает по-своему.

Однако проблемы, с которыми столкнулись все участники книжного рынка с введением аукционов и конкурсов, гораздо глубже.

Предполагалось, что прозрачность, открытость, ограничение критериев оценки (по сути единственный критерий – наименьшая цена), позволит сократить «представительские издержки» на местах, искоренить дискриминацию по отношению к остальным участникам рынка, создать здоровую конкуренцию и разумеется, сэкономить гос.заказчику деньги. Однако, если в ряде отраслей (закупка строительных материалов, продуктов питания и пр.), т.е. там, где существует обязательная сертификация продукции, наличие ГОСТов и лицензий, возможно составление грамотной аукционной документации с четкими требованиями конкретного вида товара или услуги, то в отраслях, где предполагается наличие интеллектуального труда и огромного ассортиментного предложения (на сегодняшний день издается более 100 тысяч наименований изданий в год), участники библиотечного рынка комплектования при исполнении этого закона сталкиваются с серьезными проблемами уже на этапе формирования конкурсной документации и лотов. Нередко в лоты включаются книги с давно закончившимися тиражами, не предусматривая при этом замены, книги из перспективных издательских планов, когда не известна ни цена, ни дата выхода книги. Кроме того, наблюдается тенденция заниженной стоимости лотов, это связано с ограничением выделяемых средств при оставшемся объеме необходимых закупок. Для того, чтобы оценить эффективность лотов, отработать его по каждому наименованию (количество позиций варьируется от 200-300 до нескольких тысяч) иногда требуется не одна неделя. В итоге при анализе обработанного лота принимается решение об участие или отказе от конкурса. Решение о неучастии принимается в половине случаев, и основными причинами отказа являются как раз заниженная стоимость лотов, отсутствие требуемых книг на книжном рынке, нереальные сроки поставки (например, 2 дня), невозможность любых замен. Кроме того серьезной проблемой стало требование обеспечения не только заявки, но и контракта в целом (до 30% от суммы всего аукциона). В итоге, внесение залогов, оплата продукции только при полной поставке, приводит к резкому увеличению дебиторской задолженности вуза.

Конечно, таким образом, вуз решает проблему с недобросовестными поставщиками, но как быть добросовестным игрокам?

Кроме того, на библиотечном рынке появился ряд оригинальных способов проведения конкурсов, не предусмотренных законодательно. Например, организация аукционов на книги, вышедшие в следующем году на сумму, например 1 млн.рублей. Нет ни списков, ни количеств, проходит в рамках обязательного экземпляра. Или предусматривается поставка книг общим количеством 3 тысячи экземпляров. В этом случае торг идет по средней стоимости книги (какой, видимо будет определяться по итоговой цене за книгу после аукциона). Все это незаконно, однако в силу отсутствия контроля за проведением конкурса проходят и такие способы закупки.

4. Насколько важен маркетинг в конкурсах на получение государственного заказа (мероприятия, ДМ, ценовая конкуренция и т.д.)?

Давайте разделим понятия. Маркетинговые мероприятия необходимы на этапе подготовки аукциона, формирования ассортиментных лотов. Важно проинформировать потенциальных клиентов (библиотеки) о наличие требуемых книг, постараться включить максимальное количество собственных изданий и новинок. Для поставщиков это наиболее важный этап, т.к. от планирования зависит качество и оперативность комплектования в дальнейшем. Наша книготорговая компания предоставляет полную информационную поддержку для своих клиентов: on-line обновление прайс-листов на сайте, рассылку электронных и бумажных каталогов, библиографическое описание, обложки, содержание на собственные книги и книги издательств-партнеров, при необходимости – отдельные главы. Проводится постоянное консультирование клиентов по оценке остатков тиражей, планируемых переизданий, возможных замен, предварительному анализу и оценке лотов. Мы организуем презентации по новинкам учебной и деловой литературы, ассортиментные витрины, семинары по комплектованию. Все это делается, в первую очередь, для наших клиентов – библиотек, для более качественной оценки ситуации на рынке, реального формирования планируемых лотов. Важен, конечно, анализ возможных конкурентов, их сильных и слабых сторон, но, как правило, это малоэффективно, т.к. отсутствие требований к репутации и опыту для участников на рынке комплектования привели к тому, что появился не один десяток организаций, которые возникают и исчезают крайне непредсказуемо.

А что касается непосредственно аукциона, то никакой маркетинг здесь неважен, единственный критерии для выигрыша – предложение наименьшей цены и стрессоустойчивость участника.

5. Если можно, расскажите об опыте (положительном или отрицательном) участия в конкурсе на получение тендера. С какими проблемами вы сталкивались и как их решали?

Проблем немало, и со всеми пытаемся справиться по мере возникновения. При появлении аукционов на сложившемся рынке комплектования появилось много фирм-однодневок. Итогом этого стал жесткий ценовой демпинг и невыполнение обязательств перед заказчиком. По ряду конкурсов, в которых мы участвовали, снижение достигало 60% от стоимости лотов. Такие фирмы выигрывали, получали от вуза аванс на поставку и исчезали, даже те, кто не исчезал, а пытался хоть что-то поставить – все это проходило с нарушением обязательств и по срокам, и по количеству и по полноте выполнения. К сожалению, реестр недобросовестных поставщиков не действует в нашем случае, да и мало кто из представителей вузовского сообщества доводит такие дела до судов. Впоследствии, вузы постарались оградить себя от таких поставщиков залогами, обеспечением контракта и оплатой только полной поставки. Это правильно с точки зрения заказчика, но резко осложнило ситуацию для добросовестных комплектаторов.

Проблемы с ассортиментом лотов стараемся решать на этапе формирования в тандеме с библиотекой. Еще одной проблемой стало отсутствие четких сроков информирования в допуске к аукциону. Законодательством это никак не предусматривается и бывали случаи, когда решение о допуске принималось поздно вечером, а аукцион проводился утром на следующий день. И добраться надо было куда-нибудь в Красноярск или Бийск. На сегодняшний день у нас практически во всех крупных городах есть свои обученные представители, которые принимают участие в аукционах. Много было нелепых и неприятных случаев при доставке документов разными курьерскими службами. К сожалению, даже зарекомендовавшие себя компании не всегда выполняют свои обязательства и доставляют документы в срок.

Внутри фирмы прошла реструктуризация. Как я уже говорила выше, был создан отдел конкурсного комплектования, который выполняет все операции, начиная от подготовки документации и участия в аукционе, заканчивая поставкой последней партией товара, работой с непрофильными издательствами самостоятельно. Учет, складирование товара и логистика идет отдельно. Требования к персоналу отдела были гораздо выше, чем к остальным менеджерам отдела продаж, т.к. необходимо учитывать ряд особенностей работы с государственными и бюджетными организациями: документооборот, отчетность, человеческий фактор.

В целом, год практики проведения аукционов – это небольшой срок для оценки процедуры комплектования библиотеки, складывающейся годами. За это время, крупные вузы провели не более одной - двух процедур открытых аукционов, две-три котировки. Кроме того, даже при «существенной экономии» бюджетных средств на этапе проведения аукциона, никто не проводил исследований по качеству и эффективности комплектования, оперативности и полноте выполнения требуемого объема закупок. Как оценить недопоставки книг и нарушения сроков поставки?

Что касается изменений, происходящих внутри издательств и книготорговых компаний, то можно назвать характерные признаки, «эффективность» которых переоценить невозможно – увеличение затрат, расширение штата, снижение рентабельности и как результат – повышение стоимости продукции.

6. Что нужно для победы в тендере? Что бы вы посоветовали тем, кто собирается принять участие в конкурсе на получение госзаказа?

Я не случайно говорила о стрессоустойчивости. Это потребуется, пожалуй, на всех этапах подготовки к аукционам. Новичков здесь не жалуют ни сами заказчики, ни потенциальные конкуренты. Для начала неплохо бы себя зарекомендовать на книжном рынке, как надежный и стабильный партнер. Тщательно работайте с документацией, читайте требования к оформлению, предоставлению документов т.к. неправильно оформленная документация это единственное, что может послужить отклонением и недопущением к аукциону. На мой взгляд, это категорически неправильно, т.к. должна иметь место и репутация подрядчика, и опыт работы в сфере комплектования, наличие рекомендаций, и возможность предоставления логистических услуг (склады, транспорт и пр.). Это решило бы многие проблемы с недобросовестными поставщиками. На самом аукционе обязательно нужно иметь диктофон и не бояться задавать вопросы и по процедуре и по проведению. По нашему опыту, в регионах, где особенно активно заказчик отстаивает интересы местного поставщика, аукционы проходят с серьезными нарушениями. Если вы уверены в своей правоте, не нужно бояться отстаивать свои интересы, подавать жалобы в контролирующие органы. Во всех случаях разбирательств через суд, мы выигрывали. Это жесткие правила игры, где кроме вас ваши интересы никто отстаивать не будет. Во всяком случае, в следующий раз к вам будут относиться с большим уважением.

Источник: МаркетингPRO, № 3/52-2009, с. 26-27